タグ: 電子カルテ

  • 診療所における書類の保存期間について

    診療所における書類の保存期間について

    現在ではデジタル化という言葉が当たり前となり、多くの医療機関で電子カルテが浸透しています。ですが、医療機関が完全にペーパーレス化する日は遠いでしょう。永続的に増え続ける紙媒体の書類の置き場で困っている方は多いと思います。
    今回は、保存期間や保存方法についてお話させていただきます。 

    ≪診療所における書類の保存期間≫

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    これらは診療所においての取り決めとなり、病院や特定機能病院等によって対象項目が異なってきます。また、同じ書類でも医療法や療養担当規則等、条例によって保存期間が異なるものが多々あります。そのことから保険医療機関においては、どの書類であっても完結の日の翌日から5年保存とするところが多いです。

    また、保存期間を過ぎても必要になり得る可能性を考えると破棄を行うことは難しく感じるでしょう。最終的には医療機関としてのルールを決めることになります。書類保存に関する法令は非常に多く多岐に渡ります。破棄を行う場合は法令を確認をしたうえで破棄するようにしてください。

    ≪保管方法≫

    ◇院外保管
    自院での保管以外に外部委託による保管サービスがあります。預けるのは個人情報ですのでセキュリティ対策がなされていることが重要です。

    ◇電子保存
    電子データでの保存に関しては、厚生労働省のガイドラインに細かく定められています。よくある誤解は「PDF化したスキャン文書は電子保存とみなされる」ということです。
    電子証明及びタイムスタンプがないスキャン文書は原紙とは認められず、ただの参照用データにすぎません。電子保存を検討している場合はガイドラインを確認し、導入するメーカーが対応可能かどうか確認をしてください。

    他にも書類の保存等についてお困りのことがあれば、是非ご相談ください。
     

    元記事: note(原嶋企画)

  • 令和6年度改定〜医療DXにおける診療報酬点数について〜

    令和6年度改定〜医療DXにおける診療報酬点数について〜

    《医療DX推進体制整備加算》

    こんにちは、原嶋企画です。
    本日は、医療DX関連の改定である「医療DX推進体制整備加算」についてお話しさせていただきます。なお、本項目は歯科・調剤に対しても新設されましたが、本記事では医科に関してまとめさせていただいております。

    厚生省より、具体的な内容として「オンライン資格確認により取得した診療情報・薬剤情報を実際に診療に活用可能な体制を整備し、また、電子処方箋及び電子カルテ情報共有サービスを導 入し、質の高い医療を提供するため医療DXに対応する体制を確保している場合の評価を新設する」と告示がありました。詳細は以下のとおりです。

    ◇新設
    医療DX推進体制整備加算
    (初診時・月1回) ・・・8点 ※要届出

    【算定要件】
    医療DX推進に係る体制として別に厚生労働大臣が定める施設基準を満たす保険医療機関に適合しているものとして地方厚生局長等に届け出た保険医療機関を受診した患者に対して初診を行った場合は、医療DX推進体制整備加算として、月に1回に限り8点を所定点数に加算する。 この場合において在宅医療DX情報活用加算又は訪問看護医療DX情報活用加算は同一月においては、別に算定できない。

    《施設基準》※医科
    1.療養の給付及び公費負担医療に関する費用の請求に関する命令(昭和51年厚生省令第36 号)第1条に規定する電子情報処理組織の使用による請求を行なっていること。

    2.健康保険法第3条第13項に規定する電子資格確認を行う体制を有していること。

    3.医師が、電子資格確認を利用して取得した診療情報を、診療を行う診察室、手術室又は処置室等において、閲覧又は活用できる体制を有していること。

    4.電磁的記録をもって作成された処方箋を発行する体制を有していること。
    (経過措置 令和7年3月31日まで)

    5.電子カルテ情報共有サービスを活用できる体制を有していること。(経過措置 令和7年9月30日まで)

    6.マイナンバーカードの健康保険証利用の使用について、実績を一定程度有していること。 (令和6年10月1日から適用)

    7.医療DX推進の体制に関する事項及び質の高い診療を実施するための十分な情報を取得及び活用して診療を行うことについて、当該保険医療機関の見やすい場所に掲示していること。 具体的には次に掲げる事項を掲示していること。
    ア. 医師等が診療を実施する診察室等において、オンライン資格確認システムにより取得した診療情報等を活用して診療を実施している保険医療機関であること。
    イ.マイナ保険証を促進する等、医療DXを通じて質の高い医療を提供できるよう取り組んでいる保険医療機関であること。
    ウ.電子処方箋の発行及び電子カルテ情報共有サービスなどの医療DXにかかる取組を実施している保険医療機関であること。

    8.(7)の掲示事項について、原則として、ウェブサイトに掲載していること。 (経過措置令和7年5月31日まで)

    9.現行の医療情報・システム基盤整備体制充実加算と同様に、B001-2に掲げる小児科外来 診療料、B001-2-7に掲げる外来リハビリテーション診療料、B001-2-8に掲げる外来放射線照射診療料、B001-2-11に掲げる小児かかりつけ診療料及びB001-2-12に掲げる外来腫瘍化学療法診療料において、包括範囲外とする。

    ※1については「オンライン請求を行なっていること」になります。
    ※2については「オンライン資格確認を行う体制を有していること」になります。
    ※6に関しての利用率の割合については別途示される予定。
    ※7に関して、厚生省のHPにて、現在は掲載準備中となっていますが「オンライン資格確認に関する周知素材について」にあるポスターについては施設基準を満たす。と疑義解釈に示されました。
    ※届出様式については、厚生省より様式1の6が定められていますが、現時点で地方厚生局の ホームページは作成準備中となっております。

    以上が本項目についての概要となります。
    また、今後は様々なものがデジタル化され、既存の在り方が変わっていきます。ウェブサイトへの 掲載など医療機関の皆様の作業が増えている事と思います。私たち、原嶋企画では皆様に変わって院内掲示物のデジタル化など、ご提案や実際の作業を行い先生方のお力になれたらと考えております。何かご相談等ありましたら、是非ご連絡ください。

    元記事: note(原嶋企画)

  • 令和6年度改定〜医療DXにおける診療報酬点数について〜

    令和6年度改定〜医療DXにおける診療報酬点数について〜

    《医療情報取得加算》

    こんにちは、原嶋企画です。
    今回は、医療DXに関わる改定より、医療情報取得加算についてお話しさせていただきます。

    厚生省より「保険医療機関・薬局におけるオンライン資格確認等システムの導入が原則義務化され、オンライン資格確認に係る体制が整備されていることを踏まえ、医療情報・システム基盤整備体制充実加算の評価の在り方を見直す」とされ、具体的な内容として「医療情報・システム 基盤整備体制充実加算について、オンライン資格確認等システムの導入が原則義務化されたことを踏まえ、体制整備に係る評価から、初診時等の診療情報・薬剤情報の取得・活用にかかる評価へ、 評価の在り方を見直すとともに、名称を医療情報取得加算に見直す」とされました。

    要約すると、システム導入という第1ステップは終了とし、本改定ではシステムより各種情報を取得・活用している保険医療機関を質の高い診療を実施するものであると評価するとともに、名称については評価内容に適したものに変更する、という解釈になります。

    【現行】
    ◇初診時
    医療情報・システム基盤整備体制充実加算1…4点
    医療情報・システム基盤整備体制充実加算2…2点

    【改定】
    ◇初診時(月に1回)
    医療情報取得加算1…3点 オンライン資格確認を利用しない
    医療情報取得加算2…1点 オンライン資格確認利用又は紹介状持参

    ◇再診時(3月に1回)
    医療情報取得加算3…2点 オンライン資格確認を利用しない
    医療情報取得加算4…1点 オンライン資格確認利用又は紹介状持参

    【算定要件】※変更点のみ
    ◇医療情報取得加算1~4

    「十分な情報を取得した上で初再診を行った場合」に変更されました。
    ※現行の算定要件には、「十分な情報を取得する体制として」施設基準を満たす保険医療機関を受診した患者に対して初再診を行った場合とありましたが、改定により施設基準を満たす保険医療機関を受診した患者に対して「十分な情報を取得した上で」初再診を行った場合、となりました。

    ◇医療情報取得加算2
    健康保険法第3条第13項に規定する電子資格確認により当該患者に係る診療情報を取得等した場合又は他の保険医療機関から当該患者に係る診療情報の提供を受けた場合にあっては、医療情報取得算加算2として、月1回に限り1点を所定点数に加算する。

    ◇医療情報取得加算4
    健康保険法第3条第13項に規定する電子資格確認により当該患者に係る診療情報を取得等した場合又は他の保険医療機関から当該患者に係る診療情報の提供を受けた場合にあっては、医療情報取得算加算4として、3月に1回に限り1点を所定点数に加算する。

    ※マイナンバーカード、紹介状持参時が該当します。

    《施設基準》※変更なし 届出不要
    1.電子情報処理組織を利用した診療報酬請求を行なっていること。
    2.オンライン資格確認を行う体制を有していること。
    3.次に掲げる事項について、当該保険医療機関の見やすい場所及びウェブサイト等に掲示していること。

    ア. オンライン資格確認を行う体制を有していること。
    イ.当該保険医療機関を受診した患者に対し、受診歴、薬剤情報、特定健診情報その他必要な診療情報を取得・活用して診療を行うこと。

    《令和6年3月28日付 疑義解釈》
    問)オンライン資格確認を行ったが、患者の診療情報等が存在していなかった場合の算定は。
    答)医療情報取得加算2又は医療情報取得加算4を算定する。

    問)患者が一部でも取得に同意しなかった場合又はマイナ保険証が破損し利用できない場合、 患者の個人番号カードの利用証明用電子証明書が失効している場合の算定は。
    答)いずれも、医療情報取得加算1又は3を算定する。

    本記事が、先生を初めとした皆さんのお役に立てましたら幸いです。

    ※参考資料
    ・健康保険法第3条第13項
    ・医療情報取得加算 算定要件
    ・医療DXの推進について(施設基準記載あり)
    ・電子カルテ情報共有サービス
    ・初診時問診票 様式54

    元記事: note(原嶋企画)

  • コミュニケーション=増収?

    コミュニケーション=増収?

    今回はどのクリニックにも絶対にいるであろう事務員さんのお話しをさせたいただきます。彼らは患者さんの対応から会計計算まで様々な事を行なっています。そんな彼らに関わる頻度が少ないという先生方は多いのではないでしょうか。

    さて、話は変わりますが返戻や査定などのチェックはどのように行なっていますか?
    それらを解決するには日頃から彼らに声掛けをしておくと査定返戻の減少に繋がるかもしれません。請求に直結する悩みを、事務員さんは日頃抱いている事が多いです。

    例えば、診療行為のオーダ入力はどなたが行なっていますか?
    ここで多いのがオーダ忘れです。現場の仕事をしながらコンピュータ入力することで忘れがちになり算定できる項目が漏れたりします。事務員がしているなら現場で何が行われているか把握をしなければなりません。

    医療現場でも、電子カルテ化や医療DXなどIT化が必須となっていますが、システムを作るのも使うのも人間です。使うもの同士のコミュニケーションが円滑に行われていなければ、問題点や解決策を出すことはできません。日頃から、声を掛け合い話しやすい環境を作ることで隠れていた問題点が早期に発見できることもあります。抱え込んでしまわれては改善もできません。

    あるクリニックではマイナンバー読み込みの機械を導入していたにも関わらず、面倒だからと事務員が使うことをしていなかった。ということがあったそうです。

    1番怖いのは沈黙です。沈黙の裏に隠していること、やらなかったことが隠されているかもしれません。また、事務員が問題点を現場に指摘しても改善されない事象もあります。残念ながら専門職でない彼らの声は届きにくいという環境があります。

    多職種がコミュニケーションを取り合える職場であることが、ひいては良き経営に繋がるかもしれません。事務員だけでなく清掃の方だったり日頃、話していない人がいたら、声を掛けてみてはいかがでしょうか?意外な発見があるかもしれません。

    元記事: note(原嶋企画)

  • 【開業医のお悩み】レセプトは院長が行う?

    【開業医のお悩み】レセプトは院長が行う?

    医院の収入源、レセプト。

    開業当初多くの先生が一番悩むポイントだと思います。
    レセプトがうまくいかないと返礼が多く、医院の収入も入金まで遅くなり、
    また減収で入ってくる可能性もあります。

    そんなレセプトですが、
    院長も診療行為に対しての算定はわかるのに、保険証の間違えで返礼になってしまうこと多々あります。
    毎回気を付けないとと思いつつ、入力の際に間違えてしまいます。

    現在は、マイナンバーカードによるオンライン確認・電子カルテのスキャン機能による間違え防止などたくさんの便利機能のが追加されました。
    また算定も電子カルテによっては、追加でこの算定が取れますなどをアナウンスしてくれるなどかなりサービスは充実してきていると思います。

    なので、表題の件は、受付さんや事務さんでも十分にできると考えています。

    ただ、今回令和6年度の報酬改定がやってきます。
    敏感にアンテナを張っているクリニックでは、すでに算定変更にタイムリーに順応できるように対策を立て始めているクリニックも出てきます。
    昨日まで取れていた算定が明日からは取れなくなる。

    クリニックの収入源の行方を知るためにも、院長はレセプトをすべてやれというわけではないですが、いろいろな法改正や報酬改定等にアンテナを張っておくことは重要です。

    元記事: note(原嶋企画)

  • 【開業医の悩み】院内効率化

    【開業医の悩み】院内効率化

    「えっ!?今までこんな感じでやってきてたの!?」

    先日、健診センターのコンサルティングにお伺いした際に、
    受付から診察までの動線確認を私と院長で受付さんの動きを確認した際に院長が発した一言です。

    だいたいのクリニックでは。保険証や同意書など電子カルテに原本をスキャンして、保存することが多いです。

    今回はこのスキャン動作です。

    スキャン機能がプリンターについていることが多くあります。
    受付さんは、スキャンをしないとと思い、一度席を外しプリンターのあるバックヤードまで行きスキャンしています。

    またスキャンもいちいちUSBに入れて持ち運んでいます。

    これを見た院長が
    「えっ!?今までこんな感じでやってきてたの!?」

    こんなことを言っていました。

    院内DX化はスタッフが楽になるだけではなく、この行動によって何分短縮でき、時間の短縮は患者様の待ち時間の短縮へもつながります。

    DX化を行うことにより、最終的には患者様満足度へつながります。

    一度、院内の動線を確認するのも院長の仕事です。

    今回の医院様は、私の方でスキャナーを買い、受付に設置。
    パソコンで共有できるようなファイルを設定したり、院内の環境整備をさせていただきました。

    元記事: note(原嶋企画)