「院長、ちょっといいですか？」
診療の合間、この言葉が飛んでくるたびに
「また自分が判断しなきゃいけない」と感じている院長は多いです。
スタッフのシフト、患者からのクレーム、業者との交渉、採用の判断、経費の承認……
全部が院長に集中している。
でも、これは院長の責任感が強すぎるからではなく、
「仕組みがないから」起きていることがほとんどです。
なぜ院長に仕事が集中するのか
理由はシンプルです。
- 「これはどこまで自分で判断していいの？」がスタッフにわからない
- 判断基準が院長の頭の中にしかない
- 過去に「勝手にやって怒られた」経験があるスタッフが慎重になっている
つまり、スタッフが「聞かざるを得ない」状況になっているんです。
院長の負担を減らす3つの仕組み
① 権限の範囲を言語化する
まず一番効果的なのが、「誰が何をどこまで決めていいか」を文書化することです。
例えば：
- 消耗品の発注（1万円以下）→ 事務スタッフが決定してOK
- シフト調整（同月内）→ リーダー看護師に一任
- 患者からのクレーム対応 → 初期対応はスタッフ、院長への報告は翌朝
「いちいち聞かないと」という文化が変わるだけで、
院長に来る相談の数は半分以下になります。
② 「報告のルール」をつくる
次に重要なのが、いつ・何を・どの方法で報告するかのルール化です。
多くのクリニックで起きているのは「報告がバラバラ」問題。
診療中に口頭で話しかけられる、LINEで来る、後で気づく……
これを「朝礼で共有する」「日報フォームに記録する」など
一本化するだけで、院長が「聞き逃した」「知らなかった」がなくなります。
③ 「院長に聞く前にやること」リストをつくる
最後に、スタッフが自己解決できる仕組みです。
「患者が返金を求めてきた場合」「スタッフが急に休んだ場合」など
よくある場面ごとの対応フローをA4一枚でまとめておくだけで、
スタッフは院長に確認せず動けるようになります。
「そんなの作る時間がない」という院長こそ、
まず1パターンだけ作ってみてください。
それだけで今後何十回もの「ちょっといいですか」が減ります。
まとめ
| 仕組み | 効果 |
|---|---|
| 権限の言語化 | 「聞かざるを得ない」状況をなくす |
| 報告ルールの統一 | 院長の「知らなかった」をなくす |
| 対応フローの文書化 | スタッフが自己解決できるようになる |
「うちのスタッフに任せられるか不安」という院長もいますが、
任せられない原因はスタッフの能力ではなく、仕組みのなさであることがほとんどです。
ちょこっと事務長では、こういった「院長が一人で抱え込まないための仕組みづくり」もサポートしています。
「何から手をつければいいかわからない」という方は、まずは無料相談からどうぞ。
LINEで気軽に送っていただければ、翌日にはお返事します。
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