投稿者: chokojimu

「スタッフが急に辞めると言い出した」「辞める理由を聞いても本音を話してくれない」——そんな相談がちょこっと事務長に届くのは、たいていスタッフが辞表を出した後です。

実は、スタッフが辞める前には必ずサインが出ています。そのサインに気づいていれば、離職を防げたケースが多くあります。

この記事では、現役事務長の視点から「辞める前兆チェックリスト」と「サインに気づいたあとの対応ステップ」をお伝えします。

なぜスタッフは突然辞めるのか

院長からよく聞く言葉があります。「突然辞めると言ってきた。全然気づかなかった」。

でも、スタッフ側に聞いてみると「ずっとサインを出していた」というケースがほとんどです。

サインを見落とす理由は主に2つです。

1. 院長・スタッフ間のコミュニケーションが少ない：日々の診療に追われて、スタッフの変化に目が向かない
2. 「不満を言う＝問題スタッフ」という認識：ちょっとした不満を言い出しにくい空気がある

結果として、スタッフは内側で不満を溜め込み、転職先が決まった段階で初めて辞表を持ってくる——これが「突然辞める」に見えるパターンです。

辞める前兆チェックリスト10項目

以下の項目に当てはまるスタッフがいた場合、早めのフォローが必要です。

【勤務態度の変化】

• ☐ 急に有給休暇を取得するようになった（特に平日・連続取得）
• ☐ 定時ぴったりに帰るようになった（以前は残業を厭わなかった）
• ☐ 服装・身だしなみに気を使いはじめた（面接対策の可能性）

【コミュニケーションの変化】

• ☐ 院長・先輩スタッフとの会話が減った、返事が短くなった
• ☐ 朝礼・ミーティングでの発言が目に見えて減った
• ☐ 「最近どうですか？」と聞いても「大丈夫です」しか返ってこない
• ☐ 特定のスタッフと二人で話す場面が増えた（転職の相談をしている可能性）

【仕事への取り組み方の変化】

• ☐ これまで積極的だった研修・勉強会への参加が減った
• ☐ 院内の改善提案や「こうしたい」という発言が一切なくなった
• ☐ 後輩への引き継ぎ・教育を自発的に始めた（退職後を意識している可能性）

2〜3項目が重なったら要注意。4項目以上は転職活動がすでに始まっている可能性が高いです。

サインに気づいたあとの対応ステップ

「あのスタッフ、最近なんか様子が違うな」と感じたら、次の3ステップで動いてください。

Step1：1on1の場を設ける（気づいてから3日以内）

「最近どう？少し時間をもらえる？」と声をかけてください。このとき重要なのは診察後・業務終了後の2人きりの場を作ることです。他のスタッフの前では本音は言えません。

所要時間は15〜20分で十分。院長室やカフェで、業務の話をせずに「最近しんどいことはない？」と聞く場を作るだけで、スタッフの警戒は大きく和らぎます。

Step2：「聞く」に徹する

1on1でやってしまいがちな失敗が「院長側から話しすぎる」ことです。

「それは大変だったね」「もう少し教えてくれる？」と相槌を打ちながら、スタッフが話す量を院長の3倍以上にするのが目標です。不満の内容をジャッジせず、まず全部聞く。これだけで「話を聞いてもらえた」という満足感が生まれます。

Step3：改善できることは即アクション、できないことは正直に伝える

不満の内容が「給与」「シフト」「人間関係」など具体的なものであれば、改善できる部分と難しい部分を分けて答えてください。

• ✅ 改善できること：「来月から対応するね」と明確に約束する
• ✅ すぐには難しいこと：「今すぐは難しいけど、○ヶ月後を目標に考える」と期限を伝える
• ✅ 構造的に変えられないこと：「それは正直難しい。ただ〜の部分は変えられる」と代替案を示す

「聞いたけど何も変わらなかった」はむしろ逆効果。改善できることは必ず動いてください。

「引き止め方」より「辞めたくない職場」を作る

チェックリストと対応ステップをお伝えしましたが、根本的な話をすると、辞めたくない職場を作ることが一番のリテンション施策です。

ちょこっと事務長のクライアントで離職が減ったクリニックに共通しているのは以下の3点です。

1. 院長が「ありがとう」を口癖にしている：給与より「認められている感覚」が離職防止に効く
2. シフト希望を最大限に通す仕組みがある：ライフスタイルに合わせられる職場はそれだけで選ばれる
3. スタッフが「院長に相談できる」と思っている：相談できる関係性が信頼の土台

「スタッフが定着するクリニックを作りたいけど、何から手をつければいいか分からない」という院長は、まずちょこっと事務長にLINEしてみてください。

「今日、スタッフが突然辞表を持ってきました。どうすればいいですか？」

これは、ちょこっと事務長に寄せられる相談の中でも、特に多いケースのひとつです。

突然の辞表は院長にとって頭が真っ白になる瞬間です。診察の合間に対応しなければならず、何をどう進めればいいか分からないまま時間だけが過ぎていく——そんな経験をされた先生も多いのではないでしょうか。

この記事では、現役事務長として多くのクリニックの人事対応を支援してきた経験をもとに、「辞表が出た当日にやること」を順番に解説します。

まず落ち着いて。辞表を受け取っても、その場で承認しなくてOK

辞表を渡された瞬間、反射的に「分かりました」と言ってしまう院長が多いのですが、その場で即決する必要はありません。

民法上、退職の意思表示から2週間で雇用契約は終了しますが、クリニックの場合はスタッフの引継ぎや人員補充の兼ね合いがあります。まずは「少し時間をください」と伝えて、落ち着いて状況を整理しましょう。

当日にやること3ステップ

ステップ1：退職理由を穏やかに確認する

感情的にならず、「どんなことが気になっていましたか？」と聞くのがポイントです。退職理由によっては、引き留めや条件改善で解決できるケースもあります。また、後々のトラブルを防ぐために「言った・言わない」を避けるためメモを残すことも重要です。

よくある退職理由：

• 人間関係のトラブル（スタッフ同士、または院長との関係）
• 給与・待遇への不満
• 家庭の事情・体調不良
• 別のクリニックや職場への転職

ステップ2：希望の退職日を確認する

「いつ頃を希望していますか？」と確認しましょう。法律上は2週間前で問題ありませんが、クリニックの実情に合わせて交渉することは可能です。ただし強引に引き留めることは避けてください。かえって関係が悪化し、残りの勤務期間が険悪になるリスクがあります。

ステップ3：引継ぎのスケジュールを大まかに決める

退職日が決まったら、残りの期間で何を引き継ぐかをリストアップします。特に医療事務のスタッフが辞める場合、レセプト業務や受付対応の引継ぎは早めに動き始める必要があります。

やってはいけないこと

感情的になった院長が陥りやすいNG対応があります。

• 即日解雇・退職を迫る：法的リスクあり。不当解雇として訴えられる可能性がある
• 有給の消化を拒否する：法律上、有給取得を拒否することはできません
• 退職金・未払い賃金の支払いを遅らせる：退職後の金銭トラブルの原因になります
• SNSや口コミへの報復：医療機関の評判に直結します

必要な書類と手続き（チェックリスト）

退職が確定したら、以下を順番に進めましょう。

• ☐ 退職届の受け取り（日付・署名入りのもの）
• ☐ 雇用保険の喪失届（退職日の翌日から10日以内）
• ☐ 健康保険・厚生年金の喪失届（退職日から5日以内）
• ☐ 源泉徴収票の発行（退職後1ヶ月以内）
• ☐ 離職票の発行（スタッフが希望する場合）
• ☐ 有給残日数の精算

これらの手続きは期限が決まっているものが多く、遅れると罰則が発生するケースもあります。

「これって専門家に相談すべき？」の判断基準

以下に当てはまる場合は、社労士や弁護士への相談を検討してください。

• スタッフから「ハラスメントがあった」と主張されている
• 試用期間中・育休中・産休中のスタッフから退職申し出がある
• 未払い残業代を請求されている
• 複数名が同時に退職する可能性がある

こういったケースは、対応を誤ると労働トラブルに発展することがあります。早めに専門家に相談することをお勧めします。

まとめ：一人で抱え込まないことが一番大切

スタッフの退職は、院長にとって精神的にも業務的にも大きな負担です。しかし、適切な順番で対応すれば、ほとんどのケースはスムーズに解決できます。

ちょこっと事務長では、こうした人事・労務のお悩みをLINEWorksでいつでも相談できます。「今日スタッフが辞表を出してきた」という緊急の場合でも、当日中に対応方針をお伝えすることが可能です。

まずは気軽にご相談ください。